Faktura zakupu to jeden z najważniejszych dokumentów w obiegu księgowym każdego przedsiębiorstwa. Jej prawidłowe księgowanie ma kluczowe znaczenie dla zachowania porządku w dokumentacji, prawidłowego rozliczenia podatków oraz uniknięcia potencjalnych problemów podczas kontroli skarbowej. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy każda faktura zakupu musi być zaksięgowana i jakie konsekwencje niesie za sobą pominięcie tego obowiązku. W artykule analizujemy tę kwestię zarówno z perspektywy prawnej, jak i praktycznej.
Obowiązek księgowania faktur zakupu – co mówią przepisy?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, każda faktura dokumentująca zakup towarów lub usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą musi zostać ujęta w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa. Obowiązek ten wynika z fundamentalnej zasady rzetelności i kompletności ksiąg rachunkowych, która wymaga, aby wszystkie operacje gospodarcze były właściwie udokumentowane i zaewidencjonowane.
Przepisy nie przewidują wyjątków, które pozwalałyby na świadome pomijanie księgowania otrzymanych faktur zakupu. Jeśli faktura dotyczy działalności gospodarczej, stanowi ona dowód księgowy i jako taka podlega obowiązkowi ujęcia w księgach. Zasada ta obejmuje zarówno faktury, od których odliczamy podatek VAT, jak i te, od których takiego odliczenia nie dokonujemy.
Warto pamiętać, że zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Pominięcie księgowania faktury zakupu narusza te podstawowe zasady.
Konsekwencje niezaksięgowania faktury zakupu
Nieujęcie faktury zakupu w księgach rachunkowych może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji, zarówno w kontekście podatkowym, jak i prawnym. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich:
Konsekwencje podatkowe
Niezaksięgowanie faktury zakupu może prowadzić do nieprawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania w podatku dochodowym. Jeśli faktura dokumentuje koszt uzyskania przychodu, a nie zostanie ujęta w księgach, przedsiębiorca zapłaci wyższy podatek, ponieważ nie uwzględni tego kosztu w rozliczeniu podatkowym, co skutkuje zawyżeniem dochodu.
W przypadku podatku VAT, nieujęcie faktury zakupu w rejestrze VAT oznacza brak możliwości odliczenia podatku naliczonego, co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie obciążeń podatkowych. Co istotne, pominięcie faktury w JPK_VAT może zostać wykryte przez organy skarbowe podczas analizy krzyżowej, co często prowadzi do wszczęcia kontroli.
Sankcje karne skarbowe
Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, w tym pomijanie księgowania dokumentów źródłowych, może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym, za nierzetelne prowadzenie ksiąg grozi kara grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet kara pozbawienia wolności.
Dodatkowo, wykrycie niezaksięgowanych faktur podczas kontroli skarbowej może podważyć wiarygodność całej dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa, co zwykle skutkuje szczegółową kontrolą wszystkich rozliczeń podatkowych firmy – często za kilka lat wstecz.
Czy istnieją sytuacje, gdy faktura zakupu nie musi być księgowana?
Mimo ogólnego obowiązku księgowania wszystkich faktur zakupu, istnieją pewne szczególne przypadki, które warto rozważyć:
Faktury niezwiązane z działalnością gospodarczą
Jeśli otrzymana faktura dotyczy zakupów osobistych przedsiębiorcy, niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie powinna ona być księgowana w ramach działalności. Dotyczy to na przykład zakupów na użytek prywatny, które omyłkowo zostały wystawione na firmę.
Należy jednak pamiętać, że granica między wydatkami firmowymi a prywatnymi może być płynna, a organy podatkowe często kwestionują takie rozróżnienie. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć późniejszych problemów.
Faktury dokumentujące wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów
Niektóre wydatki, mimo że są związane z działalnością gospodarczą, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami podatkowymi. Przykładem mogą być kary umowne, grzywny czy odsetki od zaległości podatkowych. Takie faktury również powinny być zaksięgowane, choć nie będą pomniejszały podstawy opodatkowania w podatku dochodowym.
Ważne: Nawet jeśli wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodu lub nie uprawnia do odliczenia VAT, faktura nadal powinna zostać zaksięgowana!
Jak postępować z „zapomnianymi” fakturami zakupu?
W praktyce gospodarczej zdarza się, że faktura zakupu zostaje przeoczona lub zagubiona, a przedsiębiorca odkrywa jej istnienie po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Jak należy postąpić w takiej sytuacji?
Korekta rozliczeń podatkowych
Jeśli odkrycie pominięcia faktury nastąpiło przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres, należy po prostu uwzględnić tę fakturę w bieżących rozliczeniach. Jeśli jednak deklaracje zostały już złożone, konieczne może być złożenie korekty deklaracji.
W przypadku podatku VAT, zgodnie z aktualnymi przepisami, podatnik może odliczyć podatek naliczony z faktury zakupu w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych po miesiącu, w którym powstało prawo do odliczenia. Jeśli ten termin upłynął, konieczne będzie złożenie korekty deklaracji za okres, w którym faktura powinna być pierwotnie rozliczona.
W kontekście podatku dochodowego, koszt udokumentowany przeoczoną fakturą można ująć w okresie jego poniesienia (co wymaga korekty zeznania rocznego) lub, w niektórych przypadkach, w bieżącym okresie rozliczeniowym jako koszt pośredni.
Procedura naprawcza w księgowości
Odkryta po czasie faktura zakupu powinna zostać niezwłocznie zaksięgowana. W zależności od przyjętej polityki rachunkowości oraz stanu ksiąg, może to wymagać:
- Wprowadzenia dokumentu do ksiąg bieżącego okresu z odpowiednim opisem wyjaśniającym opóźnienie
- Dokonania korekty zapisów księgowych w okresie, którego faktura dotyczy (jeśli księgi nie zostały jeszcze zamknięte)
- W przypadku zamkniętych ksiąg – ujęcia faktury jako korekty wyniku lat ubiegłych
Każda procedura naprawcza powinna być zgodna z przyjętą polityką rachunkowości przedsiębiorstwa oraz obowiązującymi przepisami, a także odpowiednio udokumentowana.
Praktyczne wskazówki dotyczące księgowania faktur zakupu
Aby uniknąć problemów związanych z pominięciem księgowania faktur zakupu, warto wdrożyć następujące praktyki:
- Ustanowienie przejrzystego obiegu dokumentów w firmie, z jasno określoną ścieżką przekazywania faktur do działu księgowości
- Regularne uzgadnianie dokumentów z kontrahentami, szczególnie w przypadku stałej współpracy
- Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów, który minimalizuje ryzyko zagubienia faktury
- Okresowe weryfikowanie kompletności dokumentacji księgowej, np. poprzez porównanie rejestru faktur z rejestrem płatności
- Monitorowanie terminów płatności faktur – brak płatności może być sygnałem, że faktura nie została zaksięgowana
- Wdrożenie systemu automatycznych powiadomień o zbliżających się terminach płatności
- Regularne szkolenia pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i obieg dokumentów
Pamiętajmy, że prawidłowe i terminowe księgowanie faktur zakupu to nie tylko wymóg formalny, ale także element dobrego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, pozwalający na bieżącą kontrolę kosztów i zobowiązań oraz uniknięcie nieprzyjemnych niespodzianek podatkowych.
Podsumowanie
Odpowiadając jednoznacznie na pytanie postawione w tytule: nie, nie można świadomie nie księgować faktury zakupu związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. Obowiązek ten wynika z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego, a jego nieprzestrzeganie może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.
W przypadku przeoczenia lub zagubienia faktury, należy jak najszybciej podjąć działania naprawcze, obejmujące zarówno księgowanie dokumentu, jak i ewentualną korektę złożonych deklaracji podatkowych. Warto też wdrożyć procedury minimalizujące ryzyko pomijania dokumentów w przyszłości.
Rzetelne i kompletne księgowanie faktur zakupu to fundament prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa w aspekcie finansowym i podatkowym. Inwestycja w dobre praktyki księgowe zwraca się w postaci spokoju podczas kontroli podatkowych i braku nieprzewidzianych zobowiązań podatkowych.