Umowa najmu okazjonalnego to specjalny rodzaj umowy, który daje wynajmującym większą ochronę prawną i łatwiejszy proces eksmisji w przypadku problemów z najemcą. Aby taka umowa była ważna, konieczne jest spełnienie określonych wymogów formalnych, w tym poświadczenie niektórych dokumentów przez notariusza. Najważniejszym elementem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym wskazuje on adres, pod który ma nastąpić eksmisja w razie konieczności opróżnienia lokalu.
Warto pamiętać, że najem okazjonalny mogą stosować tylko osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. Umowa taka może być zawarta na okres do 10 lat i podlega obowiązkowi zgłoszenia do urzędu skarbowego. Dokumentacja przygotowana do wizyty u notariusza musi być kompletna i prawidłowo sporządzona, aby zapewnić skuteczność prawną całej umowy.
Poniżej przedstawiamy kompletną listę dokumentów wymaganych przy sporządzaniu umowy najmu okazjonalnego z udziałem notariusza, co pozwoli uniknąć problemów formalnych i zapewni bezpieczeństwo prawne obu stronom.
DOKUMENTY WYMAGANE DO UMOWY NAJMU OKAZJONALNEGO
1. Dokumenty podstawowe
- Umowa najmu okazjonalnego – przygotowana w co najmniej 2 egzemplarzach
- Dowody osobiste lub paszporty stron umowy
- Dokument potwierdzający prawo własności lokalu (np. odpis z księgi wieczystej, akt notarialny)
- Numer PESEL wynajmującego i najemcy
2. Dokumenty wymagające poświadczenia notarialnego
Oświadczenie najemcy:
- Poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego
- Wskazuje adres, pod który nastąpi dobrowolne przekwaterowanie w przypadku eksmisji
Dokumenty dotyczące lokalu wskazanego do przekwaterowania:
- Oświadczenie właściciela lokalu wskazanego do przekwaterowania o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących
- Dokument potwierdzający prawo własności do lokalu wskazanego do przekwaterowania
3. Dodatkowe załączniki do umowy
| Dokument | Forma | Uwagi |
|---|---|---|
| Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu | Zwykła pisemna | Z opisem stanu technicznego i wyposażenia |
| Kaucja | Potwierdzenie wpłaty | Maksymalnie do wysokości 3-miesięcznego czynszu |
| Dokumentacja fotograficzna | Załącznik do protokołu | Opcjonalnie, ale zalecana |
4. Procedura po podpisaniu umowy
- Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego (w terminie 14 dni)
- Przechowywanie wszystkich dokumentów przez cały okres trwania najmu
- Zgłoszenie zakończenia najmu do urzędu skarbowego po wygaśnięciu umowy
Szczegóły dotyczące dokumentów do umowy najmu okazjonalnego
Najem okazjonalny został wprowadzony do polskiego systemu prawnego, aby ułatwić wynajmującym proces eksmisji problematycznych najemców. Kluczowym elementem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, które stanowi podstawę do szybszej procedury eksmisyjnej w razie problemów.
Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego
Najważniejszym dokumentem wymagającym wizyty u notariusza jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Dokument ten musi zawierać:
- Zobowiązanie do opróżnienia i wydania lokalu mieszkalnego po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy
- Wskazanie konkretnego adresu, pod który ma nastąpić przekwaterowanie
- Zgodę na przeprowadzenie egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego
Koszt sporządzenia takiego oświadczenia u notariusza wynosi zwykle od 200 do 400 złotych, w zależności od regionu i konkretnej kancelarii notarialnej.
Oświadczenie właściciela lokalu wskazanego do przekwaterowania
Drugim istotnym dokumentem jest oświadczenie właściciela lokalu wskazanego jako miejsce przekwaterowania. Powinno ono zawierać:
- Dane identyfikacyjne właściciela lokalu wskazanego do przekwaterowania
- Wyraźną zgodę na przyjęcie najemcy i osób z nim zamieszkujących w razie eksmisji
- Wskazanie okresu, na jaki zgoda jest udzielona (najlepiej na cały czas trwania umowy najmu)
Ten dokument nie wymaga formy aktu notarialnego, wystarczy zwykła forma pisemna z podpisem właściciela lokalu wskazanego do przekwaterowania.
Najczęstsze błędy przy sporządzaniu dokumentów
Podczas przygotowywania dokumentacji do umowy najmu okazjonalnego warto unikać typowych błędów:
- Brak oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego – umowa bez tego elementu nie będzie umową najmu okazjonalnego
- Nieprecyzyjne wskazanie adresu do przekwaterowania – adres musi być konkretny i aktualny
- Brak zgody właściciela lokalu wskazanego do przekwaterowania
- Niezgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego w terminie 14 dni
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?
Warto pamiętać, że umowę najmu okazjonalnego może zawrzeć wyłącznie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. Przedsiębiorcy zajmujący się profesjonalnie wynajmem nieruchomości muszą korzystać z innych form umów najmu.
Umowa najmu okazjonalnego może być zawarta maksymalnie na okres 10 lat. Po upływie tego czasu, jeśli strony chcą kontynuować najem, konieczne jest zawarcie nowej umowy i ponowne dopełnienie wszystkich formalności, w tym wizyty u notariusza.
Procedura po zawarciu umowy najmu okazjonalnego
Po skompletowaniu wszystkich dokumentów i podpisaniu umowy, należy:
- Zgłosić umowę do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od jej zawarcia
- Przechowywać komplet dokumentów przez cały okres trwania najmu
- Po zakończeniu najmu zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego
Umowa najmu okazjonalnego bez dopełnienia wszystkich formalności (w tym notarialnych) będzie traktowana jako zwykła umowa najmu, co oznacza utratę wszystkich korzyści związanych z najmem okazjonalnym, szczególnie w zakresie ułatwionej eksmisji.