Prowadzenie sprzedaży internetowej wiąże się z wieloma formalnościami, a jednym z najczęstszych pytań przedsiębiorców jest kwestia obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Przepisy w tym zakresie nie są jednoznaczne i zależą od wielu czynników. W tym poradniku wyjaśnię, kiedy sklep internetowy musi posiadać kasę fiskalną, jakie są aktualne limity oraz możliwe zwolnienia. Dowiesz się również, jak wybrać odpowiednie urządzenie i jakie koszty wiążą się z jego zakupem i eksploatacją.
Kiedy sklep internetowy musi posiadać kasę fiskalną?
Podstawową zasadą jest obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej przy transakcjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej oraz rolnikami ryczałtowymi. Jednak istnieją dwa kluczowe warunki, które mogą zwolnić Cię z tego obowiązku:
- Limit obrotów – jeśli Twoja sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekracza określonego progu
- Rodzaj sprzedawanych towarów lub usług – niektóre kategorie produktów są objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej
Pamiętaj, że nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej, musisz wystawiać paragony lub faktury dokumentujące sprzedaż.
Limit obrotów zwalniający z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
W 2025 roku limit obrotów zwalniający z obowiązku posiadania kasy fiskalnej wynosi 20 000 zł netto rocznie. Warto jednak pamiętać o kilku istotnych kwestiach:
- Limit dotyczy tylko sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych
- Liczony jest od początku roku kalendarzowego lub od dnia rozpoczęcia działalności
- Po przekroczeniu limitu masz tylko 2 miesiące na zakup i fiskalizację kasy
Aby obliczyć, czy zbliżasz się do limitu, prowadź dokładną ewidencję sprzedaży. Możesz skorzystać z prostego kalkulatora:
- Zsumuj wszystkie transakcje z osobami prywatnymi od początku roku
- Odejmij podatek VAT, aby uzyskać wartość netto
- Porównaj wynik z limitem 20 000 zł
Bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej
Niezależnie od limitu obrotów, niektóre rodzaje działalności zawsze wymagają kasy fiskalnej. W kontekście sprzedaży internetowej najważniejsze kategorie to:
- Sprzedaż sprzętu elektronicznego (np. komputery, smartfony, tablety)
- Sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów silnikowych
- Sprzedaż perfum i wód toaletowych
- Dostawy płyt CD/DVD z nagraniami dźwiękowymi i wizualnymi
- Sprzedaż zegarków
Jeśli sprzedajesz produkty z kategorii objętej bezwzględnym obowiązkiem, musisz posiadać kasę fiskalną od pierwszej transakcji, nawet jeśli nie przekraczasz limitu 20 000 zł.
Zwolnienia z kasy fiskalnej w sprzedaży internetowej
Istnieją szczególne okoliczności, które mogą zwolnić Cię z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w sprzedaży internetowej:
- Płatności elektroniczne – jeśli 100% Twoich transakcji jest realizowana za pomocą przelewów bankowych, BLIK, kart płatniczych lub innych form płatności elektronicznych, możesz korzystać ze zwolnienia (pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymogów)
- Dostawy towarów w systemie wysyłkowym – gdy sprzedajesz wyłącznie wysyłkowo, a faktury lub paragony są dostarczane wraz z towarem
Aby skorzystać z tych zwolnień, musisz spełnić wszystkie poniższe warunki:
- Prowadzić ewidencję sprzedaży umożliwiającą określenie jej wartości
- Zapewnić, że z ewidencji jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczy płatność
- Przechowywać dowody zapłaty (potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe)
Uwaga na mieszane formy płatności
Jeśli oferujesz możliwość płatności za pobraniem (gotówką przy odbiorze), tracisz prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. W takiej sytuacji musisz ewidencjonować każdą transakcję na kasie fiskalnej, nawet jeśli klient ostatecznie wybierze płatność elektroniczną.
Jak wybrać odpowiednią kasę fiskalną dla e-commerce?
Jeśli jesteś zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej, warto wybrać urządzenie dopasowane do specyfiki sprzedaży internetowej:
- Kasa fiskalna online – od 2021 roku możesz zakupić wyłącznie kasy online, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas
- Kasa mobilna – doskonała opcja dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w różnych lokalizacjach lub potrzebują kompaktowego rozwiązania
- Drukarka fiskalna – optymalne rozwiązanie dla sklepów internetowych zintegrowanych z systemami sprzedaży
Przy wyborze zwróć uwagę na:
- Koszt zakupu urządzenia (od około 1500 zł do 3000 zł)
- Miesięczne koszty utrzymania (serwis, wymiana papieru, opłaty za transmisję danych)
- Możliwość integracji z Twoim systemem sprzedaży
- Łatwość obsługi i wystawiania paragonów
Koszty związane z kasą fiskalną
Posiadanie kasy fiskalnej wiąże się z kilkoma rodzajami kosztów:
- Koszt zakupu urządzenia – od 1500 zł do 3000 zł za kasę fiskalną online
- Fiskalizacja – jednorazowy koszt około 100-150 zł
- Koszty bieżące:
- Obowiązkowy przegląd techniczny (raz na 2 lata) – około 150-200 zł
- Papier do drukarki fiskalnej – około 5-10 zł za rolkę
- Transmisja danych – kilka-kilkanaście złotych miesięcznie
Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność mogą ubiegać się o zwrot części kosztów zakupu kasy fiskalnej online. Ulga wynosi 90% ceny netto kasy (maksymalnie 700 zł) za każde urządzenie.
Jak uzyskać zwrot za zakup kasy fiskalnej?
Aby otrzymać zwrot za zakup kasy fiskalnej, wykonaj następujące kroki:
- Zakup kasę fiskalną online posiadającą homologację Głównego Urzędu Miar
- Dokonaj fiskalizacji kasy (pierwsze uruchomienie) przez uprawniony serwis
- Złóż wniosek o zwrot w urzędzie skarbowym w terminie 30 dni od dnia fiskalizacji, dołączając:
- Kopię faktury zakupu kasy
- Potwierdzenie fiskalizacji
- Numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot
- Urząd skarbowy zwróci Ci 90% wartości netto kasy (maksymalnie 700 zł) w ciągu 25 dni od złożenia wniosku
Pamiętaj, że zwrot przysługuje tylko za pierwsze kasy fiskalne i tylko tym podatnikom, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej.
Prowadzenie sprzedaży internetowej bez kasy fiskalnej, gdy jest ona wymagana, może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, w tym karami skarbowymi. Fiskus może nałożyć na przedsiębiorcę karę w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług za okres prowadzenia sprzedaży bez kasy. Dlatego warto dokładnie przeanalizować swój przypadek i w razie wątpliwości skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże Ci podjąć właściwą decyzję dostosowaną do specyfiki Twojego e-biznesu.