Nota korygująca to dokument, który służy do poprawiania błędów w fakturze, ale tylko w zakresie danych identyfikacyjnych – takich jak nazwa sprzedawcy lub nabywcy, adres, NIP czy inne informacje formalne. Jest to istotne rozróżnienie, ponieważ nota korygująca nie może być stosowana do poprawiania błędów w wartościach liczbowych faktury, takich jak ceny, ilości czy stawki podatku.

Wystawienie noty korygującej jest uprawnieniem nabywcy, który zauważył błąd w otrzymanej fakturze. Dokument musi zawierać określone elementy wymagane przez przepisy, w tym dane identyfikacyjne zarówno nabywcy jak i sprzedawcy, numer faktury której dotyczy korekta, datę jej wystawienia oraz wskazanie treści korygowanej i prawidłowej.

Warto pamiętać, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach – jeden dla nabywcy, drugi dla sprzedawcy. Poprawnie przygotowana nota korygująca stanowi ważny element dokumentacji księgowej i podatkowej.

Jak prawidłowo wypełnić notę korygującą

Nota korygująca to dokument, który pozwala nabywcy na samodzielne poprawienie błędów formalnych w otrzymanej fakturze. Prawidłowe wypełnienie wszystkich pól jest kluczowe dla ważności dokumentu i jego późniejszej akceptacji przez organy podatkowe. Poniżej przedstawiam szczegółowe instrukcje dotyczące każdej sekcji:

Nagłówek dokumentu

W górnej części dokumentu należy wpisać numer noty korygującej. Warto prowadzić własną, ciągłą numerację not korygujących w firmie – najlepiej w formacie NK/numer/miesiąc/rok. Obok numeru umieść miejsce i datę wystawienia dokumentu – data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia faktury, której dotyczy korekta.

Dane nabywcy i sprzedawcy

W tych sekcjach należy wpisać kompletne dane identyfikacyjne obu stron transakcji. Dane te muszą być zgodne z danymi na fakturze (z wyjątkiem tych, które są właśnie przedmiotem korekty). Wymagane informacje to:

• Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby fizycznej
• Dokładny adres siedziby lub miejsca zamieszkania
• Numer NIP (lub PESEL w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności)

Dane faktury korygowanej

Ta sekcja musi zawierać precyzyjne informacje identyfikujące fakturę, której dotyczy korekta:

• Numer faktury – przepisz go dokładnie z korygowanego dokumentu, zachowując wszystkie znaki specjalne i symbole
• Data wystawienia – podaj datę wystawienia oryginalnej faktury (nie datę sprzedaży czy otrzymania)

Treść korekty

Jest to najważniejsza część dokumentu. W tabeli należy precyzyjnie wskazać:

• W lewej kolumnie – błędne dane, które znajdują się na fakturze (dokładnie tak, jak widnieją na dokumencie)
• W prawej kolumnie – poprawne dane, które powinny się tam znaleźć

Wpisz tylko te informacje, które wymagają korekty. Pamiętaj, że nota korygująca może dotyczyć wyłącznie danych formalnych, takich jak:

• Nazwa sprzedawcy lub nabywcy
• Adres
• NIP
• Numer konta bankowego
• Błędy literowe w nazwie towaru lub usługi (bez zmiany ich istoty)
• Dane osoby upoważnionej do odbioru faktury

Nie można korygować notą wartości liczbowych – do tego służy wyłącznie faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę.

Ważne informacje o nocie korygującej

Przy korzystaniu z noty korygującej należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach:

Ograniczenia noty korygującej

Nota korygująca nie może być stosowana do korygowania:

• Cen jednostkowych towarów lub usług
• Stawek podatku VAT
• Ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług
• Wartości netto, kwoty podatku czy wartości brutto
• Rabatów i upustów

Do korygowania tych elementów służy wyłącznie faktura korygująca, którą musi wystawić sprzedawca.

Podpisy na dokumencie

Nota korygująca wymaga podpisów obu stron transakcji. Podpis sprzedawcy jest formą akceptacji wprowadzonych zmian i bez niego dokument nie ma mocy prawnej. Warto zadbać o to, by podpisy złożyły osoby uprawnione do reprezentowania firm.

Forma dokumentu

Notę korygującą można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłany za pomocą platformy elektronicznej akceptowanej przez obie strony. Akceptacja elektroniczna powinna być udokumentowana.

Przechowywanie dokumentu

Nota korygująca podlega obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy przechowywać ją razem z fakturą, której dotyczy, co ułatwi ewentualną kontrolę podatkową.

Prawidłowo wystawiona i zaakceptowana nota korygująca stanowi ważny element dokumentacji księgowej i podatkowej. Umożliwia szybkie i proste skorygowanie błędów formalnych bez angażowania sprzedawcy w wystawianie faktury korygującej, co znacznie usprawnia procesy księgowe w firmie.